工務店の業務効率化ツールは
もう、一つでいい。

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ヒトククリな人たち

工務店向け業務効率化ツール＜ヒトククリ＞を導入している会社にインタビューしていく「ヒトククリな人たち」。
開発を手掛けたシュウハウス工業株式会社の代表取締役 岡﨑秀悟さんと、その社員であり、実際に業務で使用しているアドバイザーの山脇さん、設計の久保さんにお話を聞きました。(聞き手:永野広志(Paul.))

企業が成長すると、システムが必要になる

ーどんな課題意識からこのツールをつくろうと？

工務店が顧客を獲得して家を建て終わるまでには、営業、顧客管理、工務、外部との連携などなど、膨大な作業があります。事業の成長に伴って、個人の裁量で仕事を進めるのではなく、組織的にある程度統一された「業務フロー」を定める必要が出てきました。

ー社員に同じ動きを求めるなら、段取りが見えた方がいいですよね

そうなんです。特にまだ業務フローが頭に入っていない若手や中途の社員に対して、丁寧に教える時間が取れない時ほど、業務のステップが細かく整理されてフローとして一覧で見ることのできるシステムが必要となっていました。

連携していないから、作業が増える

ーどのような手順でシステムの導入を？

それらは個別のシステムとして販売されており、コンサルタントに導入をサポートしてもらって、少しずつ購入していきました。

ーそこにコンサルタントが必要なんですね

忙しくて手が回らない中で新しいシステムを導入するので、使い方を教えてくれたり、企業独自のフローに合わせて設定してくれたり、相談に乗ってくれる外部の人間がいないと、なかなか新しいツールの導入には踏み切れなかったですね。

ーシステムはうまく機能したんですか？

もちろん効率化されて機能したんですが、組織が大きくなるにつれて、個別のシステム同士の連携が課題となってきました。

ひとつのシステムに入力した情報を、また別のシステムに移し替えたりといった、手作業が発生していました。またそのデータの格納場所が共有されておらず、個人のPCに保存されていたり、フォルダが見つからなかったりと、非効率になっていました。

ー結局アナログな作業が増えていたんですね

そうするとミスも増えてしまいます。だからこそ、顧客管理システム、営業フロー、工務フローなど、バラバラのシステムを一つにまとめて、業務フローを「ひとくくり」に可視化したい。この思いが開発のきっかけでした。

ベテランの知恵を、若手の育成に活かす

ーここからは実際に現場で使用しているお二人にお聞きします。実際使ってみていかがでしたか？

元々システムは使っていたので、そこまで違和感なくスムーズに導入できました。

ー良かった点は？

外部からスマホでデータにアクセスできたり、働き方の自由度が格段に上がりました。また、設計に必要な申請書類や営業がどのような話を積み重ねてきたか、などのデータもすべて＜ヒトククリ＞に揃っているので、データや書類を探す時間がほぼなくなりましたね。

ー効率が上がったんですね

はい。工期を入れたら自動的にスケジュールが引かれ、役所への申請書類などもすべてフローとしてまとまっているので、迷いなく進められます。特にスケジュール作成は人力でやっていた時代は２〜３時間かかっていましたが、今は1分でできるので、格段に効率が上がりました。

ー使いやすさや画面の見やすさは？

もちろん、最初に慣れる時間は必要でしたが、分からないことはすべてSEの矢野さんに聞けば教えてもらえたので安心でした。

ー開発した会社ならではですね

いえ、実は導入いただく企業には2〜3日常駐して、使い方に慣れるまでサポートしています。

ーそこまでするとは

こういうツールって、慣れるまではとっつきづらく、特に自分のやり方を持ってるベテランの人ほど使い始めにハードルがあります。だからこそ、会社全体のためになるということを丁寧にご説明して、使えるようになるまでサポートしているんです。

ーなるほど、それは安心ですね

それに、ベテランが暗黙知的にしていたフローが全部可視化されるので、ベテランの知恵が資産となって受け継がれていくという良さがあります。

ーそれは例えばどのような…

本当に細かいお話なんですけど、建主の両親が近くに住んでいて資金を出していただけそうなら、初期段階から挨拶して巻き込んで子ども夫婦と一緒に進めていく、だとか、そういったベテランの営業テクニックまでも、「業務フロー」としてチェックできるようにつくりこんでいきます。

ーそんなことまで！

お子さんの誕生日が近いならお祝いをお送りして…だとか。個人のセンスでやっていたことのすべてを「業務フロー」として整理できるので、若手の育成にも役立ちます。

ーツール連携も便利ですけど、全体を可視化することで、経営そのものがバージョンアップしていきそうですね

お客様がよく言うのは「ツールというより体質改善のサービスを買った気がする」ということです。バラバラのシステムと、属人的なフローで仕事を進めていたのが、ベテランから若手までの知恵が詰まったフローをつくり、常に育てていけるので、経営が強くなるんです。

ユーザーの言葉で、システムは進化する

ーそうすると、途中でフローを改善したくなりませんか？

そのために継続的なサポートがあります。導入時に企業にあわせて使いやすくカスタムするのはもちろん、より改善された業務フローに合わせてシステムをバージョンアップしていく体制になっています。

ーなるほど。導入を希望する方にはどのような説明を？

まずは実際の画面でデモを見ていただき、どのようにシステムが連携されていくかを目で見て理解いただくところから始めています。使っていただけるユーザーが増えるほど、このサービスも進化していきますので、今後も広げていきたいです。

ーお話聞かせていただき、ありがとうございました！

ありがとうございました！

Interview Campany